Quem atua no comércio exterior, seja com importações ou exportações, precisa saber o que é a invoice para emiti‑la corretamente ou para recebê‑la quando participa de uma operação internacional.
Esse documento inaugura a negociação entre empresas de países distintos e é fundamental para a comercialização de produtos e serviços entre exportador e importador.
Se você quer entender quais informações devem constar na invoice e como proceder ao preenchê‑la, continue a leitura: neste artigo esclarecemos as principais dúvidas.
O que é a Invoice?
A invoice, também conhecida como commercial invoice (fatura comercial), é um documento de natureza contratual utilizado para registrar transações internacionais, tanto de produtos quanto de serviços.
Funciona como uma espécie de nota fiscal internacional, reunindo as informações e as condições comerciais acordadas entre exportador e importador.
Com base nos dados da invoice são gerados outros documentos da operação, como romaneio de carga, certificado de origem e conhecimento de embarque, além de facilitar o desembaraço aduaneiro nos países envolvidos.
Para que Serve a Invoice?
A principal função da invoice é registrar as operações internacionais e formalizar a transferência de propriedade da mercadoria ou a prestação de serviço entre as partes.
Por se tratar de um documento com caráter legal, a ausência da invoice impede a liberação de remessas e o prosseguimento do transporte e do desembaraço aduaneiro.
Quais São os Tipos de Invoice?
Existem diferentes classificações para a fatura comercial e cada tipo tem aplicação específica. Entender essas variações ajuda a escolher o modelo correto e a preencher os campos adequados.
A invoice deve ser preparada logo após o fechamento do câmbio e possui valor legal na fase de desembaraço aduaneiro, etapa que autoriza a entrada das mercadorias no país de destino.
Há três tipos principais de invoice. Abaixo explicamos cada um deles.
Commercial Invoice
A commercial invoice é a fatura comercial propriamente dita, um documento aduaneiro similar à nota fiscal nacional que traz os dados detalhados da operação, com informações do exportador e do importador.
O exportador é o responsável por emitir essa fatura sempre que realiza venda de produtos ou prestação de serviços para o exterior. Não existe um modelo oficial único, portanto cabe ao exportador adotar ou elaborar um formulário que contenha todos os dados exigidos.
Entre as informações que geralmente constam na commercial invoice estão:
- Descrição detalhada da mercadoria: quantidade, peso bruto e líquido, preço unitário e valor total;
- Nome e endereço do exportador e do importador;
- Tipo de transporte;
- INCOTERMS (termos internacionais de comércio) que definem condições de venda.
Invoice de Exportação
A invoice de exportação é a fatura utilizada para documentar operações de venda realizadas para fora do Brasil e segue as legislações aduaneiras aplicáveis, atuando como uma nota fiscal internacional para registrar a operação.
Proforma Invoice
A proforma invoice tem caráter informativo e registra a intenção de compra ou venda; é um dos primeiros documentos formais apresentados no início das negociações.
Nela constam dados sobre pagamento, termos comerciais e generalidades que ajudam a definir os detalhes da operação. Existem formulários padrão que podem ser usados como referência.
Dados comuns na proforma invoice incluem:
- Descrição do produto;
- Nome do exportador e do importador;
- Quantidades mínimas e máximas por embarque;
- Tipo de embalagem e de transporte;
- Modalidade de pagamento;
- Prazo de validade da proposta.
Importante: a proforma invoice não tem caráter fiscal ou oficial e, em geral, precisa ser aprovada pelo importador, pois suas especificações podem ser negociadas. Em alguns casos, pode servir como base para solicitação de licença de importação ou pedido de inspeção.
Independentemente do tipo, a invoice deve ser assinada e carimbada pelo exportador, responsável pelo seu preenchimento.
Como a Invoice Funciona?
A fatura comercial é emitida pelo exportador com os dados da operação entre as partes. É um dos documentos finais na cadeia de emissão, juntamente com o conhecimento de embarque e o packing list.
Quando a Invoice é Obrigatória?
A invoice deve ser emitida sempre que há operação envolvendo produtos ou serviços entre empresas sediadas em países diferentes, ou seja, em importações, exportações ou prestação de serviço ao exterior.
No âmbito nacional, a invoice não substitui a nota fiscal: a nota fiscal deve ser emitida conforme a legislação doméstica e enviada quando necessário, e a invoice funciona paralelamente como documento internacional. A emissão da nota fiscal nacional costuma ocorrer após o fechamento do câmbio para a moeda local.
Preenchimento Correto do Documento
Não existe um único modelo obrigatório para a invoice; cada empresa pode adotar o formato que preferir, desde que todos os dados exigidos estejam presentes, claros e corretos.
Há modelos prontos que facilitam o preenchimento, mas a responsabilidade é do exportador em garantir que a fatura contenha todas as informações necessárias.
Informações Essenciais na Fatura Comercial
Na invoice devem constar os dados tanto da empresa brasileira quanto da estrangeira. Segundo o artigo 557 do Regulamento Aduaneiro, Decreto nº 6759, os dados que devem aparecer na invoice emitida no Brasil incluem:
- Endereço e nome completo do fornecedor;
- Endereço e nome completo do cliente;
- Data de elaboração do documento e número de registro para controle;
- Descrição detalhada do item ou serviço negociado;
- Modelo, numeração e, quando existir, número de referência dos itens;
- Quantidade dos itens e sua espécie;
- Peso bruto dos itens, incluindo componentes que o acompanham;
- Peso líquido dos itens, desconsiderando componentes;
- País de origem dos itens ou do local onde o serviço foi prestado;
- País adquirente dos itens ou contratante do serviço;
- País de procedência, quando diferente do país de origem;
- Preço unitário e valor total dos itens ou do serviço;
- Moeda utilizada na operação;
- Despesas relacionadas à mercadoria, serviço e frete;
- INCOTERM aplicável à operação.
Muitas dessas informações constam na proforma invoice ou em documentos de negociação prévios.
Como Emitir a Invoice?
O exportador deve emitir a fatura comercial após a confirmação da compra e antes da formalização do registro de exportação e faturamento. O documento pode ser preparado em ferramentas simples, como editores de texto, a partir de um modelo de referência.
Também existem programas que simplificam a emissão, preenchendo campos básicos (nome da empresa, data, itens e valores) e gerando a fatura de forma padronizada.
Como Pagar um Invoice?
O pagamento de uma invoice é feito por transferência internacional ou ordem de pagamento, intermediada por instituição financeira autorizada, como bancos, corretoras ou correspondentes cambiais.
Ao escolher a instituição para realizar a operação, considere taxas aplicadas e a agilidade do procedimento.
Impostos e Encargos Relacionados à Invoice
Na emissão de notas fiscais para o exterior, a empresa costuma estar isenta do recolhimento de PIS e Cofins. Contudo, outros tributos podem ser aplicáveis conforme a atividade da empresa, tais como IRPJ e CSLL.
Além desses, também podem incidir encargos financeiros relacionados à operação, como IOF (Imposto sobre Operações Financeiras) e custos ligados à taxa de câmbio.
Conclusão
A invoice é um documento exigido em operações de exportação de bens e serviços, funcionando como a fatura comercial que registra formalmente as transações internacionais.
Para evitar problemas na operação, é fundamental preencher corretamente todos os dados exigidos em cada tipo de invoice.
Transações internacionais envolvem burocracia; contar com o suporte de uma empresa especializada pode facilitar esse processo. A Abrão Filho oferece serviços de apoio para negociações com o exterior.
